Keuzemenu of AI-telefonist: wat werkt beter voor een klein bedrijf?

Kort antwoord: een keuzemenu stuurt een beller naar de juiste plek; een AI-telefonist helpt hem meteen. Heb je duidelijke afdelingen en zit er aan het eind altijd iemand klaar, dan volstaat een keuzemenu. Gaat de telefoon vooral over afspraken en steeds dezelfde vragen, en is er niet altijd iemand, dan werkt een AI-telefonist beter.

Wat is het verschil tussen een keuzemenu en een AI-telefonist?

Een keuzemenu (ook wel IVR) speelt opties af: druk 1 voor afspraken, druk 2 voor facturen. De beller kiest, en komt daarna bij een persoon of een voicemail. Het menu zelf beantwoordt niets.

Een AI-telefonist luistert naar wat de beller zegt, in zijn eigen woorden, en handelt het af: hij beantwoordt de vraag uit je kennisbank, plant een afspraak in je agenda, of verbindt door naar de collega die erover gaat. Er is geen menu om doorheen te lopen en geen wachtmuziek.

Wanneer volstaat een keuzemenu?

• Je hebt duidelijk gescheiden afdelingen, en bellers weten zelf waar ze moeten zijn.
• Achter elke keuze zit tijdens openingstijden altijd iemand die opneemt.
• Bellers hebben vooral vragen die toch een mens nodig hebben.

Dan doet een keuzemenu wat het moet doen, en het zit vaak al in je telefooncentrale.

Wanneer werkt een AI-telefonist beter?

• Het gaat vooral over afspraken, openingstijden, prijzen en levertijden: vragen met een vast antwoord.
• Je bent klein, en achter de keuzes zit eigenlijk steeds dezelfde persoon, die niet altijd kan opnemen.
• Er wordt ook 's avonds en in het weekend gebeld.
• Je krijgt anderstalige bellers. Een keuzemenu lost dat op met "press 2 for English"; een AI-telefonist spreekt ruim vijftig talen op hetzelfde nummer.

Hoeveel kost elk?

Een keuzemenu zit vaak al in je telefooncentrale. Daar komen de kosten bij van de mensen die achter de keuzes opnemen. Een AI-telefonist van ClientAssist kost €99 per maand plus de minuten die hij daadwerkelijk belt, vanaf €0,35 per minuut. Bij 100 gesprekken van tweeënhalve minuut is dat €186,50 per maand met de stem Helder.

Kun je ze combineren?

Ja, en vaak is dat de beste stap. Laat de AI-telefonist de telefoon aannemen in plaats van het menu: hij vraagt waar het over gaat, beantwoordt wat hij kan beantwoorden, en verbindt de rest door naar de juiste collega. Dan heb je de verdeling van een keuzemenu, zonder dat de beller iets hoeft te kiezen.

Wil je het eerst klein proberen, laat de AI dan alleen opnemen als niemand dat doet, of alleen buiten openingstijden. Je bestaande menu blijft dan gewoon staan voor de rest van de dag.

Moet een keuzemenu ook melden dat het AI is?

Een klassiek keuzemenu met ingesproken opties is meestal geen AI-systeem, dus nee. Een AI-telefonist moet het wel melden, aan het begin van elk gesprek; dat is sinds 2 augustus 2026 verplicht.