Minder gemiste afspraken met een AI-telefonist

Afspraken direct in je agenda

Belt een klant voor een afspraak, dan kijkt de AI-telefonist in je agenda welke momenten vrij zijn en plant hij de afspraak meteen in. Hij houdt zich aan de tijden die jij opgeeft, bijvoorbeeld alleen op werkdagen tussen negen en vijf.

Verzetten of afzeggen, ook buiten kantooruren

Klanten kunnen dag en nacht bellen om een afspraak te verzetten of af te zeggen. De AI-telefonist zoekt een nieuw moment binnen je beschikbaarheid, zodat de vrijgekomen plek weer open staat voor iemand anders. Jij hoeft er niet voor aan de telefoon.

Hoe weet de assistent wanneer je beschikbaar bent?

Uit de werktijden en de afspraaksoorten die je bij het inrichten opgeeft. Per soort afspraak leg je vast hoe lang hij duurt en hoeveel tijd je ertussen wilt. De assistent plant alleen binnen die tijden, en kijkt in je agenda wat er al vol zit, zodat er geen dubbele boekingen ontstaan.

Kan hij verschillende soorten afspraken plannen?

Ja, en dat is waar het verschil zit met een online boekingsformulier. In onze opname bij een kapsalon wil een beller knippen en zijn uitgroei laten kleuren. De assistent weet dat dat samen ongeveer twee uur duurt, vraagt bij welke kapper hij wil, en plant hem in op een dag dat die kapper werkt. Zo'n gesprek kost aan de balie al snel een paar minuten.

Werkt het met mijn agenda of praktijksoftware?

Een koppeling met je agenda zit er altijd bij. Draait je planning in salon- of praktijksoftware, dan is een koppeling daarmee maatwerk: vraag een voorstel aan, dan zie je vooraf wat het kost. Zo werkt het bijvoorbeeld voor een tandartspraktijk.

Bevestigingen en herinneringen

Een bevestiging of herinnering per e-mail of sms helpt om no-shows te beperken. Dat zit niet standaard in het pakket, maar we kunnen het als maatwerk voor je inrichten. De AI-telefonist belt zelf geen klanten op.

Minder heen-en-weer

Aan de telefoon een geschikt moment zoeken kost vaak meer tijd dan je denkt. Doordat de AI-telefonist dat afhandelt, houden jij en je team meer tijd over voor het werk zelf. Zo werkt het bijvoorbeeld bij een kapsalon en in een tandartspraktijk.